Tips MS Word : Berlatih Membuat Mail Merge pada MS Word

Jika suatu saat Anda mendapatkan tugas untuk membuat surat dengan isi yang sama namun tujuan yang berbeda dan banyak, apakah Anda harus mengetik alamat tujuan itu satu persatu? Atau jika Anda seorang guru jika akan membuat raport secara ketikan per siswa untuk memasukkan nilai, apakah Anda akan mengetik nilai per siswa satu persatu? Jika itu benar maka Anda harus mencoba menggunakan Mail Merge yang sudah disediakan oleh MS Word 2010. Dengan menggunakan fitur ini maka kerjaan yang tadinya sangat merepotkan akan lebih ringan karena kita tidak perlu membuat begitu banyak surat atau dokumen untuk diketik. Kita hanya butuh satu surat/dokumen yang utama dan satu database yang akan kita masukkan pada dokumen tersebut. Berikut ini langkah-langkahnya:

• Buat surat/dokumen lainnya pada MS Word. Contohnya sederhananya misalnya berikut:

        BIODATA SISWA

        NAMA : 

        KELAS :

        NO ABSEN :

• Misalnya kita ingin memasukkan data Nama, kelas, dan no absen pada dokumen tersebut namun dengan jumlah siswa yang cukup banyak. 

• Dengan menggunakan MS Excel buatlah sebuah database yang berisi Nama, kelas dan no absen yang nantinya kita sisipkan pada dokumen yang tadi. Untuk membuatnya kita tinggal membuat data excel dengan 3 kolom, yaitu nama, kelas, dan no_absen. Terus kita isi data tersebut secara lengkap terus kita simpan. Contohnya sbb:

• Langkah berikutnya, dari dokumen yang kita ketik tadi klik tab Maillings ---> Start Mail Merge ---> Step by Step Mail Merge Wizard. Maka akan muncul wizard Mail merge pada sebelah kanan.

• Pada step 1, pilih letters kemudian next.

• Untuk step 2 langsung next saja.

• Pada step 3 pilih “Use an existing list” dan klik “Browse...” untuk mencari database Excel yang kita isi sebelumnya. Pada saat muncul jendela pilih Sheet letak database tadi trus “OK”, kemudian next.

• Untuk step 4 sampai step 6 langsung next saja. Trus terakhir tutup saja jendela Mail Merge tadi.

• Untuk memasukkan data dari excel tadi klik tab Maillings ---> Insert Merge Field. Dengan meletakkan pointer pada letak yang sesuai terlebih dahulu.

        BIODATA SISWA

        NAMA         : «nama»

        KELAS        : «kelas»

        NO ABSEN : «no_absen»

• Klik “Preview result” untuk melihat hasilnya. Dan Anda dapat menggunakan tanda anak panah untuk menggeser ke field berikutnya.

• Dokumen dengan Mail merge Anda sudah selesai. Anda dapat mencetaknya satu persatu atau seluruhnya.

Semoga bermanfaat....